A sustentabilidade financeira é um dos pilares centrais de qualquer negócio. Sem recursos suficientes para a compra de materiais e para o pagamento de funcionários, a operação da empresa fica comprometida.
Por essa razão, ter o controle rigoroso da parte financeira tornou-se uma prioridade para gestores. Atualmente, existem diversas estratégias para facilitar o dia a dia do setor financeiro, e uma das mais utilizadas é o fluxo de caixa.
O que é o fluxo de caixa e qual a sua importância?
O fluxo de caixa é o registro de tudo que entra e sai da empresa. Ou seja, gastos com salários, aluguel de espaços, manutenção de equipamentos e entradas como vendas.
Essa prática facilita a visualização da situação financeira justamente por ter o controle rigoroso de todo o movimento do dinheiro, seja entrando ou saindo.
Dessa forma, pode ajudar a identificar períodos de maiores gastos e entradas, permitindo que a empresa se prepare para temporadas de altas e baixas. Além de mostrar onde é possível economizar e quando há margem para investir em melhorias.
Por que monitorar entradas e saídas é vital para os negócios?
O fluxo de caixa oferece uma visão mais detalhada do que o cálculo de lucro tradicional. Isso acontece porque permite entender com precisão onde exatamente os gastos e as entradas estão ocorrendo.
Essa visualização permite identificar padrões de comportamentos sazonais, momentâneos e de longo prazo. Com o fluxo de caixa, é possível projetar a situação financeira de até cinco anos e também revisar padrões antigos.
O registro de entradas e saídas também permite identificar onde o dinheiro está sendo gasto desnecessariamente e, assim, conseguir economizar, mesmo que em pequena escala. Da mesma forma, é possível compreender quanto de recursos poderá ser poupado ou investido.
Boas práticas para organizar a gestão financeira da empresa
O primeiro passo para começar a organização financeira é entender qual é o porte do negócio. Negócios pequenos e médios, por exemplo, podem ter o controle do fluxo de caixa quinzenal ou mensal, enquanto os de grande porte precisam de controles semanais e diários.
Empresas pequenas e médias também podem realizar o controle diária e semanalmente, o que é recomendado por especialistas em gestão financeira, embora não seja obrigatório.
Depois de entender a periodicidade do controle, é preciso definir um local onde os registros serão feitos. Para empresas de grande porte, o mais recomendado é o uso de softwares especializados no controle do fluxo de caixa.
Também é possível usar planilhas para realizar esse controle. O essencial é saber separar tudo em categorias, não só as de entradas e saídas. Categorize tudo que for diferente; por exemplo, o gasto com funcionários é diferente do gasto com o aluguel de um espaço.
Essa categorização deixará a visualização mais intuitiva e facilitará as análises que poderão ser feitas. É possível identificar, por exemplo, que o gasto com aluguel está alto e avaliar alternativas para reduzir esses custos.
Os softwares entram como facilitadores dessa organização. Muitos já vêm com dicas e modelos para ajudar na categorização do fluxo financeiro, além de mecanismos automatizados, como um sistema de contas a pagar, que ajuda a não perder prazos e economizar com possíveis multas.
O ponto-chave na hora de ter um controle de fluxo de caixa é registrar rigorosamente todos os gastos e as entradas realizadas pela empresa, desde gastos com materiais de escritório até entradas por gorjetas.
